Μπορεί να έχετε ακούσει τον όρο Press Kit και ίσως έχετε λάβει Press Kit για κάτι. Αν και η μορφή και η λειτουργία ενός Press Kit μπορεί να ποικίλει, ο αποδεκτός ορισμός ενός είναι ο εξής:

"Ως Press Kit χαρακτηρίζεται ένα πακέτο διαφημιστικού υλικού που παρέχεται σε μέλη του Τύπου για να τους ενημερώσει, ειδικά για ένα προϊόν, μια υπηρεσία ή έναν υποψήφιο."

Επειδή υπάρχει τόσο μεγάλη ποικιλία, ας δούμε τα πραγματικά στοιχεία που μπορούν να αποτελέσουν ένα Press Kit και πώς να φτιάξετε ένα προϊόν που δίνει στο προϊόν ή την υπηρεσία σας την καλύτερη ευκαιρία για δωρεάν δημοσιότητα, γνωστή και ως έσοδα από τα μέσα ενημέρωσης. Εάν κάνετε σωστά το Press Kit σας, θα δείτε μια επιστροφή πολλές φορές μεγαλύτερη από την αρχική επένδυσή σας, ειδικά εάν το Kit με το προϊόν ή την υπηρεσία σας σταλεί σε νέους σταθμούς ειδήσεων ή εγγραφές στο διαδίκτυο και έντυπα μέσα.

 

 

Δημιουργία του Press Kit σας

Δεν υπάρχει κανένα βιβλίο κανόνων για τη δημιουργία Press Kit που να καθορίζουν ποια στοιχεία θα πρέπει να συμπεριλάβετε. Τα Press Kit σας θα διαφέρουν ανάλογα με το τι θέλετε να προωθήσετε και τον τύπο μέσων που θα λαμβάνουν το κιτ τύπου.

Τα περισσότερα Press Kit αποστέλλονται ταχυδρομικά, συχνά σε άτομα που έχουν διοικητικούς βοηθούς και είναι δική σας δουλειά να δημιουργήσετε ένα Press Kit που να είναι αρκετά ενδιαφέρον για να ξεπεράσετε το βοηθό και να φτάσετε στο στέλεχος που επιθυμείτε. Το περιεχόμενο και η παρουσίαση είναι σημαντικά. Μπορείτε επίσης να στείλετε το Kit σας ηλεκτρονικά, αν και αν αποτελείται από αρκετά μέρη, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μη διαβαστούν στο σύνολό τους και,τελικά, ο παραλήπτης να μη σχεδιάσει απόλυτα σωστή εικόνα για το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

Το τι θα  συμπεριλάβετε έχει μεγάλη σημασία, επειδή ένα Press Kit πρέπει να είναι ένας εύκολος τρόπος να εστιάσετε στον εαυτό σας ή την επιχείρησή σας. Σκεφτείτε το ως τη μεγαλύτερη ευκαιρία για επιτυχία της εταιρείας σας. Θέλετε τα μέσα ενημέρωσης να γνωρίσουν εσάς και τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας μέσα από ένα τακτοποιημένο και καλά μελετημένο πακέτο. Τα κύρια συστατικά του Press Kit που θα θέλετε να εξετάσετε περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία.

 

 

© The Balance 2018

 

 

Press Release (Δελτίο Τύπου)

Το Press Release του Press Kit σας ανακοινώνει τι διαφημίζετε. Εάν διαθέτετε ένα νέο προϊόν, το Press Kit βοηθά στο να το συστήσετε στο κοινό του. Εάν η επιχείρησή σας συγχωνεύεται με άλλη, το Press Release το ανακοινώνει και το προβάλλει θετικά.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε πολλά Press Releases στο Press Kit σας. Για παράδειγμα, ένα Press Kit εμπορικής έκθεσης μπορεί να περιέχει ένα Press Release για τη συγχώνευση επιχειρήσεων, τρία νέα Press Releases προϊόντων και ένα Press Release που αναγγέλλει ένα νέο CEO.

Ωστόσο, μην συμπεριλάβετε περισσότερα από ένα Press Releases, αν μπορείτε να το αποφύγετε. Εάν στέλνετε ένα Press Kit σε ένα συντάκτη, θα χρειαστείτε μόνο ένα Press Release. Θυμηθείτε, όσο περισσότερα συμπεριλαμβάνετε, τόσο περισσότερη δουλειά κάνετε εσείς. Θέλετε να κάνετε τη δουλειά σας όσο το δυνατόν πιο εύκολη.

 

 

Brief Letter (Σύντομη Επιστολή) / Πίνακας Περιεχομένων

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για κάθε είδους Press Kit που περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά αλλά εξίσου σημαντικά στοιχεία. Η επιστολή σας μπορεί να απευθυνθεί στα μέσα ενημέρωσης ευχαριστώντας τους για το ενδιαφέρον τους εκ των προτέρων, και στη συνέχεια μπορείτε να παρέχετε μια περίληψη του τι περιλαμβάνεται και να δηλώσετε γιατί το προϊόν ή η υπηρεσία θα ήταν ενδιαφέρον για αυτούς. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας της επαφής στην οποία στέλνετε το Press Kit σας είναι σωστά.

 

 

Φυλλάδιο (Brochure)

Οι επαγγελματίες της PR χρησιμοποιούν Press Kit για να ανακοινώσουν την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος, αλλά μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το φυλλάδιο ή το flyer σας, όπως συνηθίζεται να λέγεται. Τα φυλλάδια είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για να εξηγήσουν το προϊόν ή την υπηρεσία σας πέρα από ένα απλό Press Release. Δεν είναι μόνο ένα οπτικό στοιχείο, αλλά μπορεί να παρέχει τεχνικές πληροφορίες με άμεσο τρόπο. Για ένα Press Kit εμπορικών εκθέσεων, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σειρά φυλλαδίων που δίνουν στον συντάκτη/ δημοσιογράφο έναν αρκετά μεγάλο όγκο πληροφοριών σχετικά με όλα τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας.

 

 

Δείγματα προϊόντων

Εάν το προϊόν σας είναι αρκετά μικρό και μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, καλό θα ήταν να βάλετε ένα δείγμα στο Press Kit. Αυτό δίνει στους συντάκτες και τους δημοσιογράφους την ευκαιρία να δοκιμάσουν το προϊόν μόνοι τους. Φυσικά, βεβαιωθείτε ότι το προϊόν λειτουργεί πριν το στείλετε.

Εάν το προϊόν σας είναι πολύ μεγάλο και σκοπεύετε να διεξαγάγετε μια επίδειξη στη δική σας εγκατάσταση, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες ώστε ο συντάκτης/ δημοσιογράφος να μπορεί να έρθει στην τοποθεσία σας και να δει το προϊόν από κοντά. Εναλλακτικά, αν διατίθεται ένα demo, αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να δώσετε σε συντάκτες και δημοσιογράφους την ευκαιρία να δουν το προϊόν σας σε δράση.

Αν έχετε μόνο λίγα δείγματα, δημιουργήστε μια κλιμακωτή αλληλογραφία Press Kit. Τα τοπ μέσα, στα οποία θα στείλετε δείγμα,  μπορούν να αποτελούνται μόνο από πέντε έως δέκα σημεία πώλησης, αλλά θα είναι τα πιο σημαντικά.

 

 

Παλαιότερη κάλυψη

Αν έχετε λάβει δωρεάν κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης πριν, μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα φύλλο που θα περιγράφει λεπτομερώς αυτά τα μέσα. Αλλά μην στέλνετε την κάλυψη των μέσων ενημέρωσης από έναν άμεσο ανταγωνιστή, γιατί το πιθανότερο είναι ότι δε θα έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Εκτός και αν το προϊόν σας προβλήθηκε από κάποιο πολύ σημαντικό μέσο ενημέρωσης. Τότε προχωρήστε και συμπεριλάβετε το στην έκθεση τύπου.

 

 

Ενημερωτικό δελτίο (Fact Sheet)

Αυτό αποτελεί μια σημαντική προσθήκη σε ένα Press Kit, επειδή αναλύει τα χαρακτηριστικά, τα οφέλη και άλλες συγκεκριμένες πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να ενημερώνει τον δημοσιογράφο ή τον συντάκτη για την εταιρεία σας και/ ή τα προϊόντα σας με πληροφορίες που παρουσιάζονται σε κουκίδες και είναι εύκολο να διαβαστούν. Τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για παρουσίαση νέων προϊόντων, για νέες προσλήψεις, ενημερωτικά συνέδρια και άλλους τομείς, που θέλετε να δώσετε στον συντάκτη τα βασικά στοιχεία τα οποία θέλετε ενδεχομένως να χρησιμοποιηθούν λέξη προς λέξη.

 

 

Company Backgrounder

Η σύνταξη μιας σελίδας ιστορικού της εταιρείας μπορεί να είναι πολύτιμη για τρέχοντα και μελλοντικά Press Kit. Το backgrounder περιγράφει λεπτομερώς τις αρχές της επιχείρησής σας και μπορεί να περιλαμβάνει το σημείο όπου κατευθύνεται η επιχείρησή σας. Θα πρέπει να συμπεριληφθούν σημαντικά επιτεύγματα, καθώς και βραβεία τα οποία έχει κερδίσει. Επίσης, μην ξεχνάτε τα σχέδιά σας για επέκταση και ανάπτυξη προϊόντων. Μην ξεχνάτε να ενημερώνετε το backgrounder σας σε ετήσια βάση για να συμπεριλάβετε τυχόν επιπλέον επιτεύγματα και σημεία αναφοράς.

 

 

Βιογραφικό

Είτε πρόκειται για ένα νέο CEO, ένα νέο εκτελεστικό PR, είτε για ένα νέο μέλος του διοικητικού συμβουλίου σας, αυτό είναι το σημείο που θα ενημερώσετε τους αποδέκτες για τα μέλη που αποτελούν την ομάδα σας.

Τα βιογραφικά, μαζί με εικόνες υψηλής ανάλυσης, δίνουν στο συντάκτη τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με δυναμικό πίσω από την εταιρεία. Ορισμένες εκδόσεις εκδίδουν ένα βιογραφικό λέξη προς λέξη, οπότε γράψτε τό στο τρίτο πρόσωπο και όχι το πρώτο. Διατηρήστε όλα τα βιογραφικά στοιχεία σε μία σελίδα και συμπεριλάβετε βραβεία και διακρίσεις, αλλά μη συμπεριλάβετε προσωπικές πληροφορίες εκτός από τις επαγγελματικές συνεργασίες.

 

 

Τestimonials και Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

Μια παράθεση που περιέχει σύντομες φράσεις - κριτικές από τους ανθρώπους της επιχείρησής σας - είναι ένας απλοποιημένος τρόπος για να δώσετε στους πολυάριθμους συντάκτες τα αποσπάσματα που χρειάζονται για να συμπληρώσουν ένα άρθρο χωρίς να χρειαστεί να εντοπίσουν ένα άτομο PR μιας εταιρείας.

Αυτό το φύλλο μπορεί να περιέχει κριτικές από τα στελέχη σας, ακόμη και από τους πελάτες σας (γνωστό και ως testimonials). Ένα φύλλο με κριτικές μπορεί να απαντήσει στις πιο προφανείς ερωτήσεις που μπορεί να έχει ένας συντάκτης. Απλά βεβαιωθείτε ότι κάθε φράση διαβάζεται καλά στο χαρτί, επειδή πιθανότατα θα χρησιμοποιηθεί κατά γράμμα.

 

 

Συμπεριλάβετε εικόνες υψηλής ανάλυσης σε έναν Flash Drive ή CD

Είναι οι εικόνες σχετικές με το Press Kit; Αν ναι, βεβαιωθείτε ότι είναι εικόνες υψηλής ανάλυσης που είναι αποθηκευμένες σε μια εύχρηστη συσκευή όπως μια μονάδα flash ή ένα CD. Μπορείτε, επίσης, να συμπεριλάβετε εικόνες υψηλής ανάλυσης στον ιστότοπό σας, τις οποίες θα μπορούν να αποθηκεύσουν. Σε αυτήν τη περίπτωση φροντίστε να συμπεριλάβετε το σύνδεσμο στη συλλογή φωτογραφιών σας στο υλικό του Press Kit.

 

Πηγή: https://www.thebalancecareers.com/how-to-create-impactful-press-kits-39191 (Ανάκτηση: 4.12.2018)